De ra(a)dar op de stad

De ra(a)dar op de stad

23 februari 2018 0 By dsckok

Bij de Almeerse raadsgriffie zoeken we continu naar manieren waarop we alle raadsleden  nog beter kunnen ondersteunen bij hun werk. Ook als het gaat om de algemene communicatie van de gemeenteraad. Raadscommunicatie is er in de eerste plaats op gericht om aan inwoners, bedrijven en instellingen duidelijk te maken wat de gemeenteraad doet (rollen en werkzaamheden), wie er in de raad zitten en welke besluiten de raad neemt. Tegelijkertijd is het doel van raadscommunicatie ook om diezelfde burgers, bedrijven en instellingen met de raad in contact te brengen en signalen uit de stad te halen, zodat zij hun verhaal kunnen doen en de raad weet wat er speelt in de gemeente. Met de huidige technieken kan de raadscommunicatie een radar op de stad zijn voor de gemeenteraad.

Mondiger online

De raad is tegenwoordig namelijk niet meer afhankelijk van direct contact met burgers en bedrijven om signalen uit de stad op te vangen. Miljoenen mensen maken immers tegenwoordig gebruik van sociale media. Sociale media hebben burgers mondiger gemaakt en een bredere groep burgers toegang verschaft tot informatie en het hebben van een mening over zaken die binnen een gemeente spelen. En dat is precies waar gemeenteraadsleden al jaren om roepen en met participatietrajecten proberen vorm te geven. Inwoners kunnen op onder andere Twitter, Facebook, LinkedIn en Instagram vanuit hun luie stoel hun (meestal openbare) mening geven. De meningen en ideeën van burgers worden daarmee tegenwoordig niet alleen meer uitgesproken tijdens verjaardagsfeestjes, maar ook in de publieke ruimtes van het internet.

Mensen reageren misschien niet op berichten van de overheid zelf, maar posten wel zelf berichten over rondzwervend afval, afgesloten wegen, etcetera.  Dat maakt de mening van een deel van de bevolking voor gemeenteraden gemakkelijker bereikbaar. Uiteraard is het zo dat niet iedereen op sociale media zit, maar het aantal mensen dat dagelijks actief is op deze kanalen, is inmiddels zo groot, dat reacties een goed extra beeld bieden  van het humeur van de stad. Online is daarmee niet het antwoord op alle participatiewensen, maar maakt er tegenwoordig zeker onderdeel van uit. Met tools als OBI4WAN en Coosto kunnen al die online berichten met goede zoekopdrachten zo gefilterd worden, dat hieruit belangrijke input kan voortkomen die de gemeenteraad kan gebruiken. Deze tools zijn eigenlijk de basis van de radar.

Raadsgriffies die de buitenwereld naar binnen halen – hoe dan?

Steeds meer gemeenten investeren in online monitoring en gebruiken hiervoor de eerder genoemde social media-tools als Obi4Wan en Coosto. Binnen gemeenten ontstaan steeds meer newsrooms: een plek binnen de organisatie waar medewerkers van verschillende disciplines voortdurend monitoren wat er over de gemeente wordt gezegd, om daar waar nodig, snel op te kunnen reageren. Daarbij wordt gebruik gemaakt van monitoring tools die je als Raadsgriffie ook uitstekend kunt gebruiken voor online monitoring voor de gemeenteraad.

De meeste newsrooms produceren dagelijks een online media overzicht die per e-mail naar ambtenaren en bestuurders wordt gestuurd. In deze e-mails (in Almere heten deze Fanfare, maar in veel gemeenten tamtams) staat ook hoe en in welke mate er op nieuws en issues wordt gereageerd. Een voor raadsleden interessante informatievoorziening, die dagelijks het humeur van de stad op een presenteerblaadje geeft. Kostbare informatie, want zeker voor een raadslid zeggen de reacties onder online artikelen vaak meer dat het artikel zelf.

In Almere wil de raadsgriffie een eigen ra(a)dar op de stad maken. In die rapportage wordt een onderscheid gemaakt in niveaus van informatie:

Niveau 1 is het meest brede niveau. Hierin vinden raadsleden een heel algemeen beeld van wat er speelt in de gemeente. Hoeveel berichten zijn er de afgelopen periode openbaar verschenen, welke woorden en hashtags zijn hierin het meest gebruikt. Etcetera. Het plaatje hieronder bevat maar een paar van de mogelijke grafieken die in een rapportage opgenomen zou kunnen worden. De zoekopdracht is eigenlijk simpel: zoek naar berichten met het woord Almere er in, of berichten die op de locatie Almere zijn geplaatst. Uitdaging daarbij is het filteren. Want een dergelijke zoekopdracht levert natuurlijk ook heel veel vervuiling op en is vaak zo generiek dat het lastig is om hier echt informatie uit te halen en te duiden. Toch kan een dergelijk overzicht interessante informatie opleveren. In het overzicht van meest gebruikte woorden of hashtags, kan een woord zitten dat een raadslid interessant vindt. Op dat moment kan (in de tool) doorgeklikt worden op dat woord en kan ingezoomd worden op de betekenis er van.

Op niveau 2 zoomen we in op een aantal relevante onderwerpen die in de gemeenteraad spelen. Dat kunnen onderwerpen zijn die over de lange termijn gaan (huisvesting, of in Almere bijvoorbeeld de Floriade) of actueel zijn. Hierbij kan gekeken worden wat er op dat moment in Almere over gezegd wordt online, maar kan bijvoorbeeld ook in beeld gebracht worden wat er de afgelopen drie of vier jaar over gezegd is. Omdat we de ra(a)dar per partij willen specificeren, kunnen partijen er voor kiezen om ‘eigen’ onderwerpen te benoemen die ze willen volgen.

Niveau 3 laat vervolgens zien wat er over de gemeenteraad en de raadsleden wordt gezegd. Een algemeen beeld over het werk van de gemeenteraad. Dat is dus enerzijds: wat zeggen raadsleden zelf online en anderzijds: wat wordt er over hen gezegd. Feitelijk een soort niveau 3a en niveau 3b.

Vandaaruit is het makkelijk om naar niveau 3c (of 4) te gaan, waarin per partij inzichtelijk wordt gemaakt wat er over en door de specifieke partij geschreven wordt. Dit wordt in beeld gebracht tot op het niveau van de individuele raadsleden.

Deze niveaus staan uiteraard los van de “actualiteit”. Rapportages die ik voor ogen heb, stuur ik een keer per maand naar de fracties (of vaker als ze dat willen) en geeft meer een meerdaags overzicht van hetgeen er in Almere gebeurt. Bij actuele gebeurtenissen krijg je meer issuemanagement. Dat vraagt om snelle, korte, overzichtelijke rapportages, die een goed algemeen beeld geven voor de hele gemeenteraad.

Maar dat kost wel tijd!

In Almere is er de ruimte om, naast de “gewone” werkzaamheden, na te denken over een dergelijke rapportage. Maar zelfs mij is het nog niet gelukt om (tussendoor) goede zoekopdrachten te maken, goede lijsten van alle raadsleden (en fractieassistenten) en daarbij ook goed opgezette rapportages die zelfs voor de digibeet-raadsleden te begrijpen zijn. En aangezien raadsleden al zoveel informatie krijgen, vind ik ook dat het gelijk goed moet zijn, want anders kijken ze er twee keer naar en daarna niet meer. Al moet ik mijn ambitie misschien ook niet te hoog leggen in het begin.

Punt is wel dat het maken van (zinvolle) rapportages tijd kost. En uit mijn onderzoek naar raadscommunicatie binnen griffies in Nederland (2018) blijkt dat er weinig capaciteit is binnen raadsgriffies voor communicatie. Maar 6% van de respondenten van het onderzoek hebben minimaal 1FTE in dienst voor communicatie. Veruit de meeste griffies (60%) hebben minder dan 1 FTE beschikbaar en 35% heeft helemaal geen capaciteit in dienst. Dat betekent dat  er weinig tot geen ruimte is om met communicatieonderwerpen bezig te zijn. Driekwart van de griffies in Nederland heeft geen communicatieplan en maar 12% gebruikt één van de eerder genoemde tools voor monitoring van online media.

Natuurlijk kunnen kleine griffies, waar geen communicatiecapaciteit is, zich wenden tot de ambtelijke organisatie om te kijken of daar bijgesprongen kan worden. Dat zou ook mijn eerste tip zijn. En zeker bij issuemanagement, wanneer een onderwerp echt actueel is en er vaak snel inzichtelijk gemaakt moet worden wat er speelt, is het belangrijk om nauw samen te werken met een newsroom waar men hier ook vaak meer ervaring mee heeft.

Ra(a)dar biedt mogelijkheden voor online reputatiemanagement van raadsleden

Deze ontwikkelingen op sociale media brengt ook voor een gemeenteraad en gemeenteraadsleden de noodzaak met zich mee om actief aan de slag te gaan met online reputatiemanagement. Gemeenteraadsleden die online actief zijn, zijn meer dan ooit zichtbaar en benaderbaar. Dat kan een kwetsbare positie zijn (een website als Politwoops met verwijderde tweets van politici en gedoe rondom nepnieuws maken dit meer dan duidelijk). Serieus aan de slag gaan met reputatiemanagement van raadsleden en de gemeenteraad als geheel is anno 2018 geen overbodige luxe meer. Uiteraard biedt dit ook kansen: een gemeenteraad met actieve online raadsleden die zichtbaar op de hoogte zijn van issues in hun stad, die reageren op wat er lokaal online gebeurt en die een afgewogen vertaalslag van issues naar de raadzaal kunnen maken, leveren een krachtige, positieve bijdrage aan de reputatie van een gemeenteraad. Een ra(a)dar op de stad kan hierin een raadsbrede ondersteuning bieden, omdat raadsleden op al die niveaus, tot hun eigen inzet, zien wat er in de stad gebeurt. En vervolgens deze inzichten gebruiken voor hun eigen profilering.

Ja, we leven nog steeds in een tijd waarin de papieren krant en sociale media naast elkaar bestaan. Waarin we nog papieren rapporten maken, maar ook digitale (raads-)informatiesystemen. Dat betekent dat we ons werk als Raadsgriffie (voorlopig nog) op verschillende sporen moeten doen: het analoge en het digitale. En waar mogelijk kunnen we deze twee werelden elkaar laten versterken. De online ontwikkelingen zorgen er in ieder geval overduidelijk voor dat de buitenwereld een nadrukkelijkere rol krijgt in het werk van de gemeenteraad. Dus voor Raadsgriffies een spannende uitdaging om de gemeenteraden en raadsleden te helpen om deze ontwikkeling ten volle te benutten en een stevige positie te behouden in de (online) samenleving.

 

Dit artikel is een herschreven versie van een artikel dat ik samen met Barbara Belder (raadsgriffie Apeldoorn) schreef voor het jaarboek 2017 van de Vereniging van Griffiers.